LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS
Los
registros se encuentran regulados en el artículo 16 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.
Pasemos a su análisis:
1.
Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General,
en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que
sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo,
Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos.
También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos
oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Sobre
este primer párrafo fueron formuladas enmiendas al proyecto de ley
por algunos Grupos parlamentarios, al considerar que la frase que
establece que la administración “podrá” anotar la salida de
documentos, debería ser cambiada por una obligación, porque la
administración “deberá” anotar la salida de los documentos.
Pero, la Ley no fue modificada, y en el Registro Electrónico General
está prevista la obligación del asiento (entrada) de todo
documento, y el carácter potestativo de la salida de los documentos
(al menos en este sistema de Registro Electrónico General, sin
perjuicio de otros sistemas). Lo que la Ley parece querer unificar es
el sistema de entrada de documentos en los registros, dejando un
mayor margen a las administraciones en el sistema de registro de
salida de documentos.
Los
Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración
podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente
interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General
de la Administración de la que depende.
El
Registro Electrónico General de cada Administración funcionará
como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos
de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada
Administración como los registros electrónicos de cada Organismo
cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la
legislación en materia de protección de datos de carácter
personal.
Las
disposiciones de creación de los registros electrónicos se
publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro
deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de
acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de
registros electrónicos especificarán el órgano o unidad
responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los
días declarados como inhábiles.
En la
sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación
actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.
2. Los
asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o
salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se
produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán
cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades
administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran
sido recibidas.
3. El
registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará
la constancia, en cada asiento que se practique, de un número,
epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su
presentación, identificación del interesado, órgano administrativo
remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se
envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se
registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo
consistente en una copia autenticada del documento de que se trate,
incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada
de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos
que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no
repudio de los mismos.
4. Los
documentos que los interesados dirijan a los órganos de las
Administraciones Públicas podrán presentarse:
a) En
el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se
dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de
cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
Los
sujetos del artículo 2.1 no solo comprenden las administraciones
públicas, sino todo lo que se conoce como sector público, que
comprende:
a) La Administración
General del Estado.
b)
Las Administraciones de las Comunidades Autónomas.
c)
Las Entidades que integran la Administración Local.
d)
El sector público institucional.
Asimismo,
este sector público institucional se integra por:
a) Cualesquiera
organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o
dependientes de las Administraciones Públicas.
b)
Las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las
Administraciones Públicas, que quedarán sujetas a lo dispuesto en
las normas de esta Ley que específicamente se refieran a las mismas,
y en todo caso, cuando ejerzan potestades administrativas.
c)
Las Universidades públicas, que se regirán por su normativa
específica y supletoriamente por las previsiones de esta Ley.
b) En
las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se
establezca.
c) En
las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España
en el extranjero.
d) En
las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En
cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los
registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones,
deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su
compatibilidad informática e interconexión, así como la
transmisión telemática de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
Este
apartado equivale al antiguo artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, y presenta importantes novedades, ya que no se vincula
esta presentación en registro a convenios con la administración
local, y no se exige que el registro forme parte de una
administración pública, sino del sector público tal y como lo
define la nueva Ley. Desaparece, pues, el concepto de “ventanilla
única” y convenios con administraciones locales en materia de
registros, y se plantea un panorama bastante más abierto que el de
la anterior regulación. Se sigue manteniendo la presentación en
oficinas de Correos. Se introduce como novedad la presentación en
las oficinas de asistencia en materia de registros previstas en esta
Ley.
5. Los
documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones
Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en
el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de
asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados
para su incorporación al expediente administrativo electrónico,
devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de
aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la
Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria
la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico
no susceptibles de digitalización.
El
interesado podrá presentar con carácter general copias de
documentos, ya sean digitalizadas por el propio interesado o
presentadas en soporte papel. En caso de que fuera obligatoria por su
especialidad la presentación del original en papel, deberá ser
digitalizado y devuelto el original al interesado, salvo normativa
específica. Con esta regulación desaparecería el tradicional
concepto de copias “compulsadas” o “cotejadas” por los
empleados públicos de los documentos que presentan los ciudadanos o
que obran en el expediente.
Reglamentariamente,
las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar
determinados documentos por medios electrónicos para ciertos
procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de
su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros
motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los
medios electrónicos necesarios.
6.
Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la
oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que
satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las
Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su
abono por otros medios.
7. Las
Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener
actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará
asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No
se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e
información cuyo régimen especial establezca otra forma de
presentación.
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